Como escolher um destruidor de papel para escritório
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Descrição breve
Capacidade de folhas, tipo de corte, nível de segurança e tempo de funcionamento são alguns dos fatores a considerar. Saiba como escolher um destruidor de papel adequado às necessidades do seu escritório.
Introdução
Contratos antigos, documentos com dados de clientes, faturas, propostas, folhas de vencimento ou simples impressões de trabalho podem conter informação que não deve acabar intacta num caixote do lixo.
Por esse motivo, um destruidor de papel é mais do que um acessório de escritório. É uma ferramenta que ajuda a eliminar documentação de forma mais controlada e a reduzir a exposição desnecessária de informação impressa.
No entanto, os destruidores disponíveis no mercado apresentam diferenças significativas. Alguns destinam-se a utilização ocasional por uma única pessoa, enquanto outros são preparados para servir várias pessoas e destruir grandes quantidades de documentos ao longo do dia.
Neste guia explicamos os principais critérios a analisar para escolher um destruidor adequado ao volume de trabalho e ao tipo de documentação do seu escritório.
1. Porque utilizar um destruidor de papel
Mesmo num escritório cada vez mais digital, continua a existir documentação impressa.
Entre os exemplos mais comuns encontram-se:
contratos;
dados de clientes;
propostas;
documentos contabilísticos;
informação de fornecedores;
cópias de documentos;
correspondência;
documentação administrativa;
impressões utilizadas temporariamente;
rascunhos contendo informação interna.
Quando estes documentos deixam de ser necessários, simplesmente colocá-los no lixo ou na reciclagem pode não ser a solução mais adequada.
A destruição permite fragmentar a informação antes de a documentação sair do ambiente de trabalho.
Além da questão da confidencialidade, um destruidor também pode tornar mais simples a gestão de documentos destinados à reciclagem, reduzindo o volume ocupado pelas folhas.
2. Corte em tiras, partículas ou microcorte
Nem todos os destruidores cortam o papel da mesma forma.
Esta é uma das diferenças mais importantes entre equipamentos.
Corte em tiras
O documento é dividido em tiras compridas.
É normalmente uma solução mais simples e pode ser suficiente para documentação sem informação particularmente sensível.
A principal desvantagem é produzir fragmentos relativamente grandes.
Corte em partículas
O papel é cortado tanto no sentido longitudinal como transversal, produzindo fragmentos bastante menores.
Para a maioria dos escritórios, esta é uma solução equilibrada entre segurança, velocidade e capacidade.
É especialmente adequada para documentos empresariais que contenham informação que não deve permanecer facilmente legível depois de eliminada.
Microcorte
Produz partículas ainda menores.
É indicado quando existe necessidade de um nível de destruição mais elevado, particularmente para documentação confidencial.
Quanto menor for a dimensão das partículas, mais difícil se torna reconstruir ou interpretar o documento destruído.
Em contrapartida, equipamentos de microcorte podem apresentar uma capacidade de folhas inferior ou necessitar de mais tempo para processar a mesma quantidade de papel.
3. O que significa o nível de segurança
Os destruidores podem apresentar diferentes níveis de segurança, associados à dimensão final dos fragmentos.
De forma prática, quanto mais elevado for o nível, menores serão normalmente as partículas produzidas.
Não é necessário escolher sempre o nível mais elevado disponível.
A decisão deve depender do tipo de documentação destruída.
Documentos sem informação sensível
Exemplos:
apontamentos;
documentação genérica;
impressões sem dados pessoais;
material de utilização temporária.
Um nível básico pode ser suficiente.
Documentação empresarial corrente
Exemplos:
correspondência;
faturas;
documentos comerciais;
dados internos;
informação de clientes ou fornecedores.
É recomendável uma destruição mais fina.
Documentos confidenciais
Exemplos:
informação financeira;
documentação de recursos humanos;
informação estratégica;
documentação com dados particularmente sensíveis.
Nestes casos, deve considerar níveis de segurança superiores e procedimentos internos adequados ao tipo de informação tratado.
4. Quantas folhas deve destruir de cada vez
A capacidade de folhas indica aproximadamente quantas folhas podem ser colocadas simultaneamente no equipamento.
Existem modelos capazes de destruir apenas algumas folhas de cada vez e equipamentos preparados para conjuntos significativamente maiores.
Para utilização ocasional por uma pessoa, uma capacidade reduzida pode ser suficiente.
Por outro lado, num escritório onde várias pessoas acumulam documentos para destruir, inserir três ou quatro folhas de cada vez rapidamente se torna pouco prático.
Antes da compra, estime:
quantas pessoas utilizarão o equipamento;
quantas folhas são normalmente destruídas;
com que frequência;
se são destruídos documentos individualmente ou em conjuntos.
Escolher capacidade muito acima da necessária representa um custo adicional.
Escolher capacidade demasiado baixa pode transformar uma tarefa simples num processo demorado.
5. Tempo de funcionamento e utilização contínua
Este é um critério frequentemente ignorado.
Muitos destruidores de pequena dimensão não foram concebidos para trabalhar continuamente durante períodos prolongados.
Depois de alguns minutos de utilização podem necessitar de uma pausa para evitar sobreaquecimento.
Imagine que acumulou várias centenas de documentos para eliminar no final do mês. Um equipamento preparado apenas para utilizações muito curtas poderá obrigar a várias interrupções.
Por isso, confirme:
tempo de funcionamento recomendado;
período de arrefecimento;
proteção contra sobreaquecimento;
tipo de utilização previsto pelo fabricante.
Para utilização diária intensa, escolha um equipamento preparado para ciclos de trabalho superiores.
6. Capacidade do depósito
À medida que o papel é destruído, os fragmentos acumulam-se num recipiente.
Quanto menor for o depósito, maior será a frequência com que terá de ser esvaziado.
Para um utilizador individual, um recipiente pequeno pode ser perfeitamente suficiente.
Num espaço partilhado por várias pessoas, é normalmente preferível uma capacidade superior.
Também deve considerar o tipo de corte.
Um destruidor que produz partículas pequenas consegue geralmente compactar melhor os resíduos dentro do recipiente do que um equipamento que produz tiras largas.
Alguns modelos incluem uma janela que permite verificar visualmente quando o depósito está próximo da capacidade máxima.
É uma função simples, mas útil.
7. Agrafos, clips, cartões e outros materiais
No dia a dia, os documentos nem sempre chegam ao destruidor completamente preparados.
Podem conter:
agrafos;
pequenos clips;
cartões;
etiquetas;
outros materiais.
Alguns equipamentos conseguem processar determinados elementos sem necessidade de os remover previamente.
Outros exigem que sejam retirados.
Também existem modelos com entradas separadas para cartões ou outros suportes.
Nunca assuma que o destruidor aceita determinado material apenas porque fisicamente cabe na abertura.
Consulte sempre as especificações do fabricante.
Isto ajuda a evitar bloqueios e desgaste prematuro do mecanismo de corte.
8. Destruidor individual ou para uma equipa
O número de utilizadores é um dos melhores indicadores para definir a dimensão do equipamento.
Utilizador individual ou pequeno gabinete
Prioridades:
dimensões compactas;
funcionamento simples;
capacidade moderada;
facilidade de colocação junto à secretária.
Pequena equipa
Prioridades:
maior capacidade por passagem;
depósito maior;
ciclos de utilização superiores;
menor necessidade de manutenção durante o dia.
Escritório com muitos utilizadores
Prioridades:
utilização intensiva;
elevada capacidade;
alimentação automática, quando disponível;
depósito de grande dimensão;
funcionamento prolongado;
construção adequada a uso frequente.
Colocar um equipamento doméstico num escritório com dez pessoas normalmente não representa uma verdadeira poupança.
A utilização será superior àquela para a qual foi concebido.
9. Ruído no ambiente de trabalho
Um destruidor não trabalha continuamente, mas o ruído pode tornar-se incómodo quando está instalado junto a vários postos de trabalho.
Este fator ganha importância em:
open spaces;
gabinetes pequenos;
receções;
zonas próximas de atendimento;
áreas de concentração.
Se o equipamento for utilizado várias vezes ao longo do dia, procure modelos desenvolvidos para funcionamento mais silencioso ou instale-o numa zona apropriada.
O equipamento deve estar acessível sem se tornar uma fonte constante de perturbação.
10. Funções que facilitam a utilização
Além da capacidade e do nível de corte, algumas funcionalidades podem tornar a utilização diária bastante mais simples.
Arranque e paragem automáticos
O equipamento começa a funcionar quando deteta papel e para depois da destruição.
Função inversa
Permite inverter o sentido de funcionamento quando ocorre um bloqueio.
Proteção contra sobreaquecimento
Interrompe ou limita o funcionamento quando o equipamento atinge uma temperatura excessiva.
Sistema anti-encravamento
Alguns modelos incluem mecanismos destinados a reduzir ou resolver situações de papel bloqueado.
Indicador de depósito cheio
Evita continuar a alimentar o equipamento quando o recipiente já atingiu a capacidade recomendada.
Alimentação automática
Em modelos mais avançados, pode ser colocado um conjunto de documentos num compartimento para que sejam destruídos progressivamente.
Esta função pode poupar bastante tempo em ambientes com grandes volumes de documentação.
11. Manutenção do destruidor
Um destruidor possui lâminas e mecanismos sujeitos a utilização repetida.
A manutenção ajuda a preservar o desempenho.
Algumas boas práticas incluem:
respeitar a capacidade máxima de folhas;
não forçar papel bloqueado;
esvaziar o recipiente regularmente;
não introduzir materiais não autorizados;
utilizar lubrificação quando recomendada pelo fabricante;
manter a entrada de papel livre de resíduos.
Um dos erros mais comuns é colocar mais folhas do que a capacidade indicada.
Mesmo que o equipamento consiga ocasionalmente destruí-las, a repetição desse comportamento aumenta o esforço sobre o motor e o mecanismo.
12. Onde colocar o equipamento
A localização deve equilibrar acessibilidade, segurança e conforto.
Um destruidor utilizado por toda a equipa pode ficar próximo:
da impressora;
da fotocopiadora;
da zona de arquivo;
de uma área administrativa comum.
Se estiver demasiado longe, existe maior probabilidade de documentos destinados a destruição se acumularem sobre secretárias.
Se estiver demasiado próximo das zonas de trabalho, o ruído pode tornar-se incómodo.
Também deve existir espaço suficiente para retirar e esvaziar o depósito.
13. Como escolher de acordo com o escritório
Uma forma simples de orientar a decisão é considerar três perfis.
Escritório pequeno com pouca utilização
Procure:
equipamento compacto;
capacidade moderada;
corte em partículas;
recipiente pequeno ou médio;
funcionamento ocasional.
Pequena ou média empresa
Procure:
corte em partículas;
capacidade superior de folhas;
maior depósito;
utilização frequente;
boa proteção contra encravamentos;
possibilidade de utilização por vários colaboradores.
Escritório com grande volume de documentação
Procure:
elevada capacidade;
ciclos longos ou utilização contínua;
depósito grande;
alimentação automática, se fizer sentido;
nível de segurança ajustado à documentação;
construção preparada para uso intensivo.
Não escolha apenas pelo número máximo de folhas.
O equipamento deve ser equilibrado em capacidade, segurança e frequência de utilização.
14. Erros comuns na escolha
Comprar apenas pelo preço
Um equipamento barato pode ser suficiente para utilização esporádica, mas inadequado para várias pessoas.
Ignorar o tempo de funcionamento
Uma elevada capacidade de folhas não significa necessariamente que o destruidor possa trabalhar continuamente.
Escolher segurança excessiva sem necessidade
Quanto maior o nível de destruição, maior pode ser o custo do equipamento.
Avalie o tipo real de documentos.
Comprar capacidade insuficiente
Se os utilizadores precisam constantemente de dividir documentos em conjuntos muito pequenos, o equipamento foi provavelmente subdimensionado.
Não verificar materiais compatíveis
Agrafos, cartões e outros materiais não são aceites por todos os modelos.
Acumular documentos para destruir
Um bom destruidor deve facilitar uma rotina contínua de eliminação documental, não servir apenas para uma enorme limpeza anual.
15. Produtos relacionados
Para esta secção, recomendo apresentar três equipamentos correspondentes a três níveis de utilização.
Destruidora compacto
Para utilização individual ou ocasional
Adequado para pequenos gabinetes e utilizadores que necessitam de destruir regularmente pequenas quantidades de documentação.
Destruidora para escritório
Para utilização partilhada
Maior capacidade de folhas e depósito, adequado para equipas que eliminam documentação ao longo do dia.
Botão: Ver destruidores para escritório
Destruidora de elevada capacidade
Para grandes volumes
Pensado para ambientes com utilização frequente, maior quantidade de documentos ou necessidade de reduzir o tempo dedicado à destruição.
Para a publicação final, aconselho substituir estas três opções por três modelos concretos vendidos pela Charmiletras, como fizemos no artigo das impressoras. Se me disseres quais os destruidores que tens na loja, escolho os três mais adequados e escrevo os respetivos textos.
16. Perguntas frequentes
Qual é o melhor destruidor de papel para um escritório?
Depende principalmente do número de utilizadores, quantidade de documentos, nível de segurança necessário e frequência de utilização.
Para um pequeno escritório, um modelo de capacidade intermédia com corte em partículas é geralmente uma opção versátil.
Corte em tiras ou partículas: qual escolher?
O corte em partículas produz fragmentos menores e proporciona maior proteção da informação.
Para documentação empresarial, tende a ser uma escolha mais adequada do que o simples corte em tiras.
Quantas folhas deve destruir de cada vez?
Depende do modelo.
Não existe um valor ideal para todos os escritórios. Escolha uma capacidade coerente com a quantidade de documentação normalmente eliminada e respeite sempre o limite indicado pelo fabricante.
Um destruidor pode destruir papel com agrafos?
Alguns modelos permitem destruir documentos com pequenos agrafos, mas outros não.
Confirme sempre as características do equipamento antes da utilização.
Posso destruir cartões bancários?
Existem destruidores preparados para cartões de plástico, por vezes através de uma entrada própria.
Não utilize essa função se o fabricante não indicar expressamente que o equipamento é compatível.
Porque é que o destruidor para durante a utilização?
Pode ter atingido o limite do ciclo de funcionamento e ativado a proteção térmica.
Nestes casos, deve aguardar o período de arrefecimento indicado pelo fabricante.
É necessário lubrificar um destruidor?
Alguns mecanismos beneficiam de lubrificação periódica, especialmente equipamentos de corte em partículas ou microcorte.
Siga sempre as instruções específicas do fabricante.
Onde devo colocar o destruidor?
Idealmente numa zona de fácil acesso próxima dos locais onde os documentos são produzidos ou tratados, mas suficientemente afastada para que o ruído não perturbe os postos de trabalho.
17. Conclusão
Escolher um destruidor de papel para escritório exige mais do que verificar quantas folhas consegue destruir de uma só vez.
O tipo de corte, nível de segurança, número de utilizadores, capacidade do depósito, tempo de funcionamento e tipo de documentação devem ser analisados em conjunto.
Para um pequeno gabinete, um equipamento compacto pode ser suficiente. Para uma equipa, é preferível investir num modelo preparado para maior frequência de utilização. Em ambientes onde existe muita documentação, capacidades superiores ou sistemas de alimentação automática podem representar uma poupança significativa de tempo.
O objetivo é simples: escolher um equipamento suficientemente seguro e robusto para a utilização real do escritório, sem pagar por capacidade ou funcionalidades que nunca serão utilizadas.
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